Tugas Sofskill Sistem Informasi Akuntansi #
Materi : Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
Siklus Penggajian dan Manajemen SDM.
Judul buku : Teori Akuntansi, dan Sistem Informasi Akuntansi.
Nama Pengarang : Hery, S.E., M.Si.
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Sejarah Sistem Pencatatan Double Entry
Dalam berbagai literatur akuntansi konvensional banyak ditulis bahwa akuntansi pertama kalinya ditemukan oleh Lucas Pacioli (seorang pendeta italia) dengan bukunya yang berjudul Summa de Arithmatica, Geometrica, Proprortioni et Proprortionalita. Buku ini diterbitkan pada tahun 1494 di Florence, Italia. Menurutnya, Pencatatan transaksi tidak hanya mencatat pengaruhnya pada satu perkiraan saja tetapi juga dilakykan pencatatan pada perkiraan lain.
Pada mulanya, akuntansi merupakan catatan-catatan yang disimpan sebagai bagian dari system feudal pada abad pertengahan. Catatan seperti ini juga biasanya dibuat oleh para pedagang yang berniaga ke daerah lain atau Negara lain, sebagai dasar atau pedoman dalam menghitung besarnya keuntungan yang telah dihasilkan dari kegiatan perdagangannya. Sistem pencatatan yang diterapkan pada zaman dahulu kala adalah system single entry atau double entry. Menurut Mattesich (1987), system pencatatan dengan menggunaka double entry sudah ada sebelum Lucas Pacioli menemukannya. Sistem pencatatan double entry adalah berdasarkan pada metode yang telah digunakan di Venice. Ia mengakui bahwa hanya menuliskan sebuah metode pencatatan pembukuan yang telah ada sejak ratusan tahun sebelumnya, dan sudah digunakan secara umum oleh para pedagang pada masa itu.
Littleton (1961) menyebutkan bahwa seluruh karakteristik dari system pencatatan double entry telah dikembangakan lebuh dari seratus tahun sebelum buku Lucas Pacioli muncul. Versi lainnya, Peragallo, menyebutkan orang pertama yang menulis tentang system pencatatan double entry adalah Benedetto Cortrugly, dengan bukunya yang berjudul Della Mercatua e del Mercante Perfetto, yang selesai ditulis pada tahun 1458 (tiga puluh enam sebelum Lucas Pacioli muncul) dan diterbitkan pada tahun 1573.
Saldo Normal Akun
Hubungan antara aktiva, kewajiban dan ekuitas dapat dirumuskan ke dalam persamaan akuntansi (accounting equation) sebagai berikut:
Assets = Liabilities + Equity
Rumusan akuntansi diatas sifatnya baku (mutlak), liabilities harus harus ditempatkan terlebuh dahulu sebelum equity, ini mendukung makna bahwa kreditor memiliki hak yang pertama atasa kekayaan perusahaan, setelah itu sisa asset yang masih ada barulah merupakan hak pemilik modal atau pemegang saham.
Catatan akuntansi yang terperinci atau terpisah inilah yang dinamakan akun(perkiraan). Jadi, akun adalah catatan akuntansi mengenai kenaikan atau penurunan saldo dari masing-masing aktiva, kewajiban dan ekuitas. Daftar yang memuat mengenai keseluruhan kode (nomor) dan nama akun, dinamakan sebagai bagan perkiraan (chart of accounts).
Contoh chart of accounts (COA)
1. AKTIVA
1. AKTIVA
1.1 Kas
1.2 Piutang Usaha
1.4 Perlengkapan Kantor
1.5 Asuransi Dibayar Muka
1.7 Peralatan Kantor
1.8 Perabot Kantor
2. KEWAJIBAN
2.1 Utang
2.3 Sewa diterima di Muka
3. EKUITAS PEMILIK
3.1 Modal
3.2 Prive
4. PENDAPATAN
4.1 Pendapatan Usaha
4.2 Pendapatan Sewa
4.3 Pendapatan Bunga
5. BEBAN
5.1 Beban Gaji
5.2 Beban Iklan
5.3 Beban Sewa Kantor
5.4 Beban Utilitas
5.9 Beban Rupa-rupa
Satu hal lagi yang perlu diperhatikan dalam proses penyusunan COA adalah penerapan flexible numbering system (system penomoran yang fleksibel), yang dimana sebuah kode dan nama akun yang baru akan dapat ditambah (disisipkan) tanpa mengubah urutan kode akun lainnya yang telah ada. Bentuk format yang paling sederhana untuk menunjukkan kenaikan atau penurunan saldo masing-masing komponen laporan keuangan adalah dengan menggunakan model T account. Dinamakan T account karena memang bentuk formatnya seperti hurug T.
Nama Akun
Model T account: Mutasi Debit Mutasi Kredit
(Dr) (Kr)
Dalam akuntansi, pencatatan transaksi ke dalam jurnal dilakukan atas dasar double entry system di mana salah satu dari dua akun tersebut akan dicatat disebelah debit dan akun satunya lagi dicatat di sebelah kredit. Dengan kata lain, jumlah antara sisi debit dengan sisi kredit dalam sebuah jurnal haruslah seimbang.
Aktiva memiliki saldo normal di sebelah debit. Jika terdapat transaksi yang sifatnya menambah aktiva perusahaan, maka transaksi tersebut harus dicatat dengan mendebit aktiva yang bersangkutan. Sebaliknya, jika efek dari suatu transaksi akan mengurangi aktiva, maka aktiva yang berkurang tersebut harus dicatat di sebelah kredit.
Utang (kewajiban) memiliki saldo normal disebelah kredit. Jadi, jika terdapat transaksi yang sifatnya menambah jumlah kewajiban perusahaan, maka transaksi tersebut harus dicatat dengan mengkredit kewajiban yang bersangkutan. Sebaliknya, jika efek dari suatu transaksi sifatnya mengurangi jumlah kewajiban, maka utang yang berkurang tersebut harus dicatat di sebelah debit.
Ekuitas memiliki saldo normal di sebelah kredit. Ekuitas akan bertambah di sebelah kredit, dan sebaliknya akan berkurang di sebelah debit. Prive memiliki saldo normal di sebelah kredit, dimana prive sifatnya akan mengurangi ekuitas. Pendapatan memiliki saldo normal di sebelah kredit, sehingga pendapatan sifatnya akan menambah ekuitas. Beban akan bertambah di sebelah debit dan sebaliknya akan berkurang di sebelah kredit.
Analisis Transaksi dan Jurnal
Dalam transaksi, proses pencatatan selalu dimulai dengan menganalisis setiap transaksi yang terjadi dalam perisahaan. Analisis ini mengandung pengertian bahwa seorang akuntan harus dapat menentukan pengaruh dari masing-masing transaksi terhadap akun. Transaksi dicatat ke dalam jurnal secara kronologis, yaitu berdasarkan urutan waktu terjadinya transaksi. Jurnal akan memperlihatkan pengaruh setiap transaksi terhadap akun dalam bentuk debit kredit. Jurnal dibadakan menjadi dua, yaitu jurnal umum (general journal) dan jurnal khusus (special journal). Jurnal umum dibuat atas transaksi yang tidak dicatat dalam jurnal khusus. Contoh transaksi yang akan dicatat dalam jurnal umum adalah transaksi retur pembelian, retur penjualan, serta transaksi pembelian peralatan dan perlengkapan kantor secara kredit.
Jurnal khusus dibagi menjadi :
§ Jurnal penjualan (sales journal), digunakan untuk mencatat seluruh transaksi penjualan barang dagangan ke pelanggan secara kredit.
§ Jurnal pembelian (purchases journal), digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pembelian barang dagangan dari supplier secara kredit.
§ Jurnal penerimaan kas (cash receipts journal), digunakan untuk mencatat seluruh transaksi penerimaan kas.
§ Jurnal pembayaran kas (cash payments journal), digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pengeluran kas.
Buku Besar
Setelah transaksi dianalisis dan dicatat ke dalam jurnal, langkah selanjutnya adalah mem-posting (memindahbukukan) setiap saldo akun yang terdapat pada jurnal ke dalam buku besar untuk masing-masing akun.Intinya adalah bahwa setiao saldo akun yang masih “tercerai berai” dalam jurnak akan diakumulasikan ke dalam buku besar sesuai masing-masing akun. Sebagai contoh: buku besar kas akan memuat secara terperinci saldo awal, mutasi debit, mutasi kredit, dan saldo akhir. Buku besar (ledger) dibedakan menjadi dua, yaitu buku besar umum (general ledger) dan buku besar pembantu (subsidiary ledger). Untuk perusahaan yang sudah computerized system, proses posting dari jurnal ke buku besar tidak lagi dilakukan secara manual tetapi akan langsung ter-posting secara otomatis lewat program komputer.
Neraca Saldo
Neraca Saldo (trial balance) diperlukan untuk memastikan bahwa tidak adanya kesalahan di dalam mem-posting jumlah debit/kredit dari jurnal ke buku besar. Langkah awal dalam menyiapkan neraca saldo adalah menentukan saldo akhir per periode laporan akuntansi untuk setiap akun (lihat saldo akhir yang dicetak tebal pada buku besar di atas). Neraca saldo tudak menjamin dalam hal kelengkapan dan keakuratan data transaksi. Jika antara jumlah debit dengan jumlah kredit dalam neraca saldo tidak sama, maka berarti terdapat kesalahan posting (karena dalam double-entry system, seharusnya anatara sisi debit dengan jumlah kredit dalam neraca saldo sama, maka hal ini belum tentu (tidak menjamin) bahwa semua transaksi telah dicatat secara benar dalam jurnal.
Ayat Jurnal Penyesuaian
Setelah ayat jurnal di-posting ke buku besar, lalu disiapkanlah neraca saldo sebelum penyesuaian (un-adjusted trial balance). Siklus akuntansi belum selesai sampai disini. Masih ada beberapa tahapan proses lagi yang harus dilalui hingga akhirnya diterbitkan dalam seperangkat laporan keuangan yang bermanfaat bagi users. Tahapan proses tersebut di antaranya adalah proses penyesuaian, proses penyajian neraca saldo setelah penyesuaian (adjusted trial balance) dan seterusnya.
Pada prinsipnya ada empat intem yang memerlukan penyesuaian, yakni:
- Beban yang harus dibayar/beban akrual/utang akrual (accrued expenses or axxrued liabilities),
- Pendapatan yang masih harus diterima/pendapatan akrual/piutang akrual (accrued revenues or accrued assests),
- Beban yang ditangguhkan atau pendapatan diterima dimuka (deferred expenses or prepaid expenses), dan
- Pendapatan yang ditangguhkan atau pendapatan diterima di muka (deferred revenues or unearned revenues).
Siklus Penggajian dan Manajemen SDM
Penggajian
Proses penggajian sangat kompleks. Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks operasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak; regulasi dan tariff berubah secara konstan, sebagai dampaknya system penggajian sering memerukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hokum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang di sengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai. Pada hukum mana pun, kelalaian tidak dapat diampuni. Adalah tanggung jawab analis system untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk perhitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Perhatikan bahwa penyiapan gaji independen dari penyiapan data input yang digunakan sebagai dasar membayar laporan kehadiran dan data personel. Data personel diterima dari kantor personel. Laporan kehadiran diterima dari pentatat waktu. Register penggajian menunjukan perhitungan pembayaran bersih (pembayaran kotor dikurangi dengan potongan-potongan dari pembayaran). Slip gaji di kirimkan ke hutang dagang untuk memulai pentatan suatu voucher penggajian.
Persyaratan Pemrosesan penggajian
Banyak file yang dikelola dalam system penggajian. Informasi dasar karyawan, seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan-potongan untuk menyiapkan gaji Register atau jurnal penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji sesungguhnya. File-file yang diperlukan untuk laporan pemerintah, tabel pajak yang digunakan dalam pemrosesan, pension, perencanaan tunjangan kesehatan dan perencanaan yang sejenis merupakan contoh informasi yang doperlukan untuk mendukung prosedur penggajian.
Social Security dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa pajak berdasarkan penggajian. Federal Insurance Contribtion Act (F.I.C.A) menetapkan bahwa karyawan akan memperoleh kontribusi dana yang sama untuk usia tua, keselamatan, cacat, dan tunjangan asuransi rumah sakit untuk setiap individu dan keluarganya.
Federal Social Security Act dan Federal Unemployment Tax Act menyediakan perencanaan asuransi untuk pengangguran. Perusahaan dengan karyawan yang dilidungi, dipekerjaka dalam setiap 20 minggu selama tahun kalender. Pendapatan dari pemerintah federal di bawah undang-undang digunakan untuk menutup biaya administrasi Negara bagian dan perencanaan pengangguran federal, sama juga untuk menyediakan tambahan tunjangan bagi pengangguran.
Kompensasi pengangguran tidak sama untuk semua Negara bagian [Amerika Serikat], tetapi semua Negara bagian berpartisipasi dalam program asuransi pengangguran Negara bagian federal. Pembayaran pajak biasanya diperlukan pada atau sebelum tanggal akhir bulan mengikuti setiap kuartal kalender.
Pajak penghasilan federal untuk upah individu dilumpulkan dalam periode di mana upah dibayarkan. Dengan system “bayar saat pulang” perusahaan perlu menahan bagian dari laba karyawannya. Jumalah yang ditahan tergantung pada jumlah laba dan jumlah pembebasan yang disetujui oleh karyawan.
Perusahaan melaksanakan bisnis antarnegara bagian yang diperlukan oleh Federal Fair Labor Standard Act (yang juga dikenal dengan Wages abd Hours Law), Untuk membayar kelebihan jam kerja dengan tariff minimum satu atau setengah tarif regular untuk jam kerja yang melebihi 40 jam dalam seminggu.
Perusahaan harus memerhatikan potongan pajak yang dikenakan pada semua karyawan. Perbedaan tampak antara karyawan dengan kontraktor independen. Akuntan public, arsitek, pengacara dan orang lain yang memberikan jasa ke suatu perusahaan dengan fee, tetapi tidak dikendalikan atau diatur oleh klien, adalah bukan karyawan. Mereka adalah kontraktor indpenden dan jumlah dibayarkan kepada mereka tidak dikenai pajak.
Pada akhir setiap kuartal, perusahaan perlu menyimpan pengembalian kuartalan dari form 941 atau 9841A dan membayar saldo pajak yang belum didepositkan. Jika pajak telah didepositkan semuanya, tambahan 10 hari masih diperbolehkan. Pengembalian ini digunakan untuk menutup laba yang ditahan dan pajak F.I.C.A untuk semua karyawan.
Gambar dibawah ini berisi jadwal batas akhir yang berkaitan dengan penggajian yang mengilustrasikan beberapa proses dan informasi yang biasanya harus disediakan pada system penggajian.
Tanggal kejadian31 Januari form 32 (wage and tax statement) diberikan ke karyawan
31 Januari form 941 (Employer’s Quartely Federal Tax Return) dibayarkan untuk kuartalan pada awal tahun kalender.
31 Januari form 1099-misc. (Us Information return for Recipients of Miscellaneous Income) diberikan ke konsultan dan dibayarkan langsung
28 Februari form W-3 (Transmitai of Wage and Tax Statements) dibayar dengan copy A untuk setiap form W-2; form 1096 (Transmittal) untuk setiap 1099-Misc.
28 Februari Salinan form 1096 dibayar dengan state copy dari form 1099-Misc.15 Maret File form 1120 atau 1120-S (Federal Coporate Income Tax Return untuk tahun kalender.
30 April Form 941 dibayarkan kuartal pertama
31 April Form 941 dibayarkan kuartal kedua
31 Oktober Form 941 dibayarkan kuartal ketiga
Manajemen SDM
Struktur Data SDM
Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan menipulasi data. Struktur data sumber daya manusia terdiri dari tiga elemen:
1. Data master sumber daya manusia
2. Organisasi data sumber daya manusia
3. Tujuan sumber daya manusia
Data Master
Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit organisasi, profil pekerjaan, karyawan, dan pelatihan. Pada banyak proses bisnis, data pada record master sering direfrensikan, tetapi jarang diganti. Bagaimanapun, record master sumber daya manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi. Sebagai contoh, perubahan master data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karir yang terjadi.
Organisasi Data
Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan event personel. Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan. Dalam istilah database, infotype adalah suatu segmen. Infotype yang baru atau yang disesuaikan dengan kebutuhan dapat didefinisikan seperlunya.
Infotype akan berubah terus dan biasanya penting untuk tetap menggunakan versi lama sebagai cara untuk melacak perubahan pada pengelolaan sumber daya manusia dan pencatatan personel. Validitas data ditentukan untuk setiap infotype agar infotype tetap unik dan untuk mencegah penulisan ulang ketika infotype diperbarui. Field data ditamabahkan ke infotype untuk mengindikasi periode tanggal awal dan akhir sebagai pertimbangan validasi infotype.
System mempunyai fungsi untuk membuat dan memanipulasi infotype dan juga menampilkanya. Fungsi create akan menambah satu infotype baru yang kosong dengan yang default tanggal validitas dari mulai sampai dengan tanggal akhir suatu periode.
DAFTAR PUSTAKA
Harry I. Wolf, Michael G. Tearney, dan James L. Dold. Accounting Theory: A Concepting and Institutional Approach. 5th Edition. South Western, Thomson, USA.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2008. Standar Akuntansi Keuangan. Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.
